Organisationer som arbetar med personalsäkerhet kan använda flera olika metoder för att skapa underlag inför anställningar, uppdrag och förändrade ansvarsområden. Bakgrundskontroller och säkerhetsintervjuer är två exempel på insatser som kan ingå i ett sådant arbete.
Varje insats har sitt eget syfte, men det är ofta i samspelet mellan behovsanalys, kontroll, intervju, bedömning och uppföljning som processen blir begriplig och möjlig att hantera konsekvent.
En sammanhållen process innebär inte att alla kandidater eller medarbetare ska genomgå samma moment. Det handlar snarare om att organisationen i förväg har tänkt igenom varför olika åtgärder används, när de är relevanta och hur resultatet ska hanteras.
En personalsäkerhetsprocess bör normalt inte börja med frågan om vilken kontroll som kan genomföras. Den bör börja med att organisationen definierar sitt behov.
Olika roller kan innebära olika typer av ansvar, åtkomst och exponering. En tjänst kan exempelvis innebära tillgång till känslig information, ekonomiska befogenheter, tekniska system, skyddsvärda miljöer eller kontakt med särskilt sårbara personer.
Genom att först analysera rollen blir det lättare att bedöma vilka moment som kan vara relevanta och vilken omfattning de bör ha.
Frågor som kan ingå i den inledande analysen är:
En tydlig behovsanalys kan bidra till att processen blir mer proportionerlig och relevant för den aktuella befattningen.
Begreppet bakgrundskontroll kan omfatta olika typer av verifieringar och informationsinhämtning. Vilka delar som är relevanta beror på uppdragets karaktär, organisationens behov och de förutsättningar som gäller i det enskilda fallet.
Det kan exempelvis handla om att verifiera uppgifter som kandidaten har lämnat eller att inhämta viss information som bedömts vara relevant för tjänsten. Kontrollen bör ha ett definierat syfte och en på förhand bestämd omfattning.
Innan processen inleds kan organisationen behöva ta ställning till:
När syfte och omfattning är tydliga minskar risken för att kontrollen blir bredare än vad situationen motiverar eller att information samlas in utan en plan för hur den ska användas.
En bakgrundskontroll ger normalt information som behöver förstås i sitt sammanhang. En enskild uppgift behöver inte ge en fullständig bild av en persons lämplighet för en viss roll.
Det kan finnas behov av att bedöma uppgiftens relevans, aktualitet och koppling till de arbetsuppgifter som ska utföras. Det kan även finnas anledning att ge personen möjlighet att förklara eller komplettera information.
Därför kan bakgrundskontrollen med fördel ses som ett av flera möjliga underlag i en strukturerad process. Den bör inte automatiskt likställas med en färdig bedömning eller ett beslut.
Organisationen behöver också ha tydliga principer för hur eventuella avvikelser hanteras. Vad innebär det om en uppgift inte kan verifieras? När behövs kompletterande information? Vem ansvarar för den fortsatta bedömningen?
Att besvara dessa frågor i förväg kan skapa en mer enhetlig och förutsägbar hantering.
En säkerhetsintervju kan användas för att fördjupa eller komplettera det underlag som finns. Intervjun kan ge möjlighet att resonera kring personens erfarenheter, omständigheter, förhållningssätt och förståelse för det ansvar som rollen innebär.
Till skillnad från en vanlig rekryteringsintervju har säkerhetsintervjun ett särskilt fokus. Den kan exempelvis behandla frågor som har betydelse för personalsäkerheten eller för organisationens bedömning av den aktuella rollen.
För att intervjun ska bli strukturerad behöver organisationen vara tydlig med:
Ett professionellt bemötande är centralt. Den intervjuade bör få relevant information om processen och ges möjlighet att förstå sammanhanget för de frågor som ställs.
Bakgrundskontrollen och säkerhetsintervjun kan ge olika typer av information. Kontrollen kan verifiera vissa uppgifter, medan intervjun kan bidra med förklaringar, nyanser och sammanhang.
Om momenten hanteras helt separat finns det en risk att viktig information inte förs vidare eller att samma fråga bedöms på olika sätt av olika personer. En sammanhållen process behöver därför beskriva hur underlagen ska relateras till varandra.
Det kan exempelvis handla om att i förväg bestämma:
Det betyder inte att varje avvikelse ska tillmätas samma betydelse. Bedömningen behöver göras utifrån den aktuella rollen, omständigheterna och den information som finns tillgänglig.
En personalsäkerhetsprocess kan involvera flera funktioner. HR, rekryterande chef, säkerhetsfunktion, juridiskt stöd och externa leverantörer kan ha olika uppgifter.
När ansvarsfördelningen är oklar kan frågor falla mellan olika funktioner. Det kan också uppstå osäkerhet kring vem som får ta del av information, vem som ska göra bedömningen och vem som fattar det slutliga beslutet.
En dokumenterad process kan därför behöva tydliggöra:
Externa leverantörer kan bidra med genomförande, metodstöd och strukturerade underlag, men organisationen behöver fortfarande ha ett tydligt internt ägarskap för processen och de beslut som fattas.
En sammanhållen process behöver innehålla mer än informationsinsamling. Organisationen behöver även beskriva hur underlaget ska bedömas.
Bedömningen kan behöva ta hänsyn till flera faktorer, exempelvis:
Det är viktigt att skilja mellan fakta, tolkning och beslut. Den som sammanställer underlaget behöver inte alltid vara samma person som gör verksamhetens slutliga bedömning.
En tydlig struktur för detta kan minska risken för inkonsekventa bedömningar och göra det lättare att följa upp hur processen har fungerat.
Personalsäkerhet är inte alltid avslutad när en person har anställts eller fått ett uppdrag. Roller och omständigheter kan förändras över tid. En medarbetare kan få nya arbetsuppgifter, utökad behörighet eller tillgång till annan information.
Organisationen kan därför behöva överväga när uppföljning är relevant.
Det kan exempelvis vara i samband med:
Uppföljning innebär inte nödvändigtvis att hela den ursprungliga processen ska upprepas. Det kan i stället handla om ett samtal, en uppdaterad bedömning eller en riktad kontroll utifrån det förändrade behovet.
Bakgrundskontroller och säkerhetsintervjuer berör personliga uppgifter och kan väcka frågor hos den person som omfattas av processen.
Tydlig information kan bidra till att skapa bättre förutsättningar för ett professionellt genomförande. Personen kan exempelvis behöva få veta varför processen genomförs, vilka moment som ingår och vem som hanterar informationen.
Transparens innebär inte att organisationen behöver lämna ut information som av säkerhetsskäl eller andra skäl inte bör kommuniceras. Det innebär däremot att processen så långt som möjligt bör vara begriplig för den som berörs.
Ett respektfullt bemötande och en tydlig kommunikation kan vara särskilt viktiga när frågor behöver fördjupas eller när uppgifter behöver kompletteras.
En sammanhållen process behöver kunna utvecklas. Organisationen kan därför med jämna mellanrum följa upp om arbetssättet fungerar som avsett.
Det kan handla om att undersöka om:
Utvärderingen kan även synliggöra om vissa moment tar onödigt lång tid, om information efterfrågas utan ett tydligt syfte eller om berörda funktioner behöver ytterligare stöd och utbildning.
En bakgrundskontroll kan ge viktig information. En säkerhetsintervju kan skapa förståelse och sammanhang. En uppföljning kan fånga förändrade förutsättningar.
Men inget av momenten bör betraktas isolerat.
En sammanhållen process bygger på att organisationen vet varför varje steg genomförs, hur informationen ska användas och vem som ansvarar för nästa åtgärd. Det skapar förutsättningar för ett mer strukturerat, proportionerligt och professionellt arbete med personalsäkerhet.
Recway erbjuder tjänster inom bland annat bakgrundskontroller, säkerhetsintervjuer och säkerhetsutbildningar.
Beroende på verksamhetens behov kan Recway bidra i enskilda delar av processen eller som stöd i ett mer sammanhållet arbetssätt. Uppdragets omfattning och utformning anpassas efter den aktuella organisationen, de roller som berörs och de frågor som behöver hanteras.
Utgångspunkten är att varje moment ska ha ett tydligt syfte och ingå i en process där ansvar, genomförande och uppföljning är definierade.
Olof palmes gata 29 - 111 22 Stockholm
