En bakgrundskontroll, referenstagning eller säkerhetsintervju kan synliggöra uppgifter som skiljer sig från det förväntade. Det kan handla om en oklarhet i ett CV, ekonomiska förhållanden eller motstridiga uppgifter.
Men en avvikelse är inte samma sak som en säkerhetsrisk.
Den är inte heller automatiskt ett skäl att avbryta en rekrytering. Avvikelsen är i första hand en signal om att organisationen behöver inhämta mer information och göra en strukturerad bedömning.
Den avgörande frågan är därför inte bara vad som har framkommit, utan hur uppgiften hanteras.
Det är svårt att fatta konsekventa beslut om bedömningsgrunderna formuleras först när ett komplicerat ärende redan ligger på bordet.
Organisationen bör i förväg ha bestämt:
En gemensam struktur minskar risken för att liknande uppgifter behandlas olika beroende på vem som hanterar ärendet.
En avvikelse betyder ofta bara att en uppgift behöver verifieras, förklaras eller sättas i sitt sammanhang.
Ett felaktigt årtal i ett CV kan bero på ett misstag. En ekonomisk händelse kan ligga långt tillbaka i tiden och sakna betydelse för den aktuella rollen. Skillnader mellan två uppgifter kan bero på hur frågorna har formulerats.
Det första steget bör därför vara att klargöra:
Om organisationen går direkt från upptäckt till slutsats finns en risk att bedömningen bygger på antaganden.
Innan en avvikelse värderas behöver organisationen säkerställa att informationen gäller rätt person, är korrekt och inte har misstolkats.
Det är också viktigt att skilja mellan verifierade fakta, personens egna uppgifter och bedömarens tolkningar.
Bakgrundskontrollen och säkerhetsintervjun fyller här olika funktioner. Kontrollen kan verifiera uppgifter och synliggöra frågor som behöver följas upp. Intervjun ger personen möjlighet att förklara omständigheter och motsägelser.
Frågorna ska vara relevanta för avvikelsen och rollen, inte användas för att samla in så mycket personlig information som möjligt.
En bra intervju belyser både vad som har hänt och hur personen förstår situationen, tar ansvar och förhåller sig till rollens krav.
Samma uppgift kan ha olika betydelse beroende på befattning.
En roll med ekonomiskt ansvar, administrativa rättigheter eller tillgång till känslig information kan innebära andra risker än en roll med begränsad åtkomst.
Bedömningen bör därför kopplas till:
Att en uppgift är personlig eller känslig innebär inte i sig att den är relevant. Informationen behöver vara begränsad till vad som är nödvändigt för bedömningen.
Ett professionellt beslut bör inte bygga på en isolerad uppgift.
Det kan exempelvis vara relevant att väga in:
Helhetsbedömning betyder inte att alla omständigheter ska ges samma vikt. Det betyder att uppgiftens betydelse måste analyseras i sitt sammanhang.
Den som genomför en bakgrundskontroll kan redovisa vad som har framkommit. Den som håller en intervju kan beskriva relevanta observationer och förklaringar.
Det är däremot normalt arbetsgivaren eller uppdragsgivaren som väger samman underlaget och fattar det slutliga beslutet.
Om dessa nivåer blandas samman kan en rapport eller enskild formulering felaktigt uppfattas som ett färdigt beslut.
Ansvarsfördelningen behöver därför vara tydlig för alla involverade.
Dokumentationen bör göra det möjligt att förstå:
Det innebär inte att all insamlad information ska sparas. Dokumentationen bör begränsas till det som är nödvändigt för att förstå beslutet.
Två liknande avvikelser kan ha olika bakgrund och betydelse. En konsekvent process innebär därför inte att de automatiskt ska leda till samma resultat.
Konsekvensen ligger i att samma frågor ställs, samma faktorer värderas och samma ansvarsfördelning används.
Skillnader i beslut ska kunna förklaras av omständigheterna eller rollens krav – inte av vem som hanterade ärendet.
Recway erbjuder tjänster inom bland annat bakgrundskontroller, säkerhetsintervjuer, säkerhetsprövningar och utbildningar.
Vi hjälper organisationer att utveckla ett sammanhållet arbetssätt där avvikelser verifieras, sätts i sitt sammanhang och hanteras enligt tydliga bedömningsgrunder.
Målet är ett beslutsunderlag som är relevant, proportionerligt och möjligt att förstå.
Olof palmes gata 29 - 111 22 Stockholm
