I en rekryteringsprocess hanteras ofta stora mängder personuppgifter. Det kan handla om kontaktuppgifter, CV, referenser, testresultat och annan information som används för att bedöma en kandidats lämplighet.
Dataminimering innebär att arbetsgivaren bara samlar in den information som faktiskt behövs för det aktuella syftet. Det minskar mängden känsliga uppgifter i processen och gör hanteringen enklare att överblicka.
Vilken information som är relevant kan variera mellan olika befattningar. För en roll kan det räcka med utbildning, erfarenhet och referenser, medan en annan roll kan motivera ytterligare kontroller.
En bra utgångspunkt är därför att fråga vilken koppling en viss uppgift har till tjänsten. Om informationen inte påverkar bedömningen av kandidatens förutsättningar för rollen kan det finnas anledning att avstå från att samla in den.
Det kan vara frestande att samla in mer information än vad som behövs för att ha ett så komplett underlag som möjligt. Samtidigt kan en alltför bred informationsinsamling skapa onödig administration och göra processen mer integritetskänslig.
Tydliga interna riktlinjer kan hjälpa rekryterande chefer att avgöra vilka uppgifter som ska efterfrågas i olika delar av processen.
Dataminimering gäller inte bara insamling. Arbetsgivaren behöver också ta ställning till hur länge uppgifterna ska sparas och vilka personer som behöver tillgång till dem.
Genom att begränsa åtkomsten och regelbundet gallra information som inte längre behövs kan företaget skapa en mer strukturerad och förutsägbar rekryteringsprocess.
När arbetsgivaren vet vilken information som behövs, varför den samlas in och hur den hanteras blir det också lättare att informera kandidaterna. Dataminimering kan på så sätt bidra till en process som är både tydlig och proportionerlig.
Olof palmes gata 29 - 111 22 Stockholm
